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Gmailで特定のEメールアドレスにだけ自動通知を送る方法【不在通知|Gメール】

  • 2021.12.14, Tue
  • 2021.12.14, Tue

こんにちは!めお(@meeowmiya)です。アメリカ在住8年目、フリーランスのイラストレーターをしています。

A社の人にだけ不在通知を送りたい。でも、他の人には自動通知は送りたくない…

社内の人にだけ不在通知を送りたい

本記事では、こういった疑問にお答えし、特定のEメールアドレスにだけ自動通知を送る方法を紹介します。

指定したメールアドレス以外に自動通知を送信する方法も紹介していますので、設定しやすい方に合わせてご覧ください。

それでは詳しく見ていきましょう。

Gメールのデフォルト不在通知

よく使われるデフォルトの不在通知の設定は、次のように行います。

歯車からすべての設定を表示を選択

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全般を選択し、スクロールすると不在通知が作成できます。

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しかし、デフォルト設定では「連絡先に登録されているユーザーにのみ返信する」選択肢しかないため、より詳細な設定はできません。

次に紹介する方法では、特定の人にだけ自動通知を送る設定ができます!

①テンプレートを有効にする

歯車からすべての設定を表示を選択

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詳細を選択し、テンプレート有効にするを選択

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スクロールし、変更を保存をクリック

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②自動通知を作成する

+作成でメール作成画面を開き、自動通知を下書きします。

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をクリックします。

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テンプレートから下書きをテンプレートとして保存、新しいテンプレートとして保存を選択

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※👆で「テンプレートを有効」にしていないと「テンプレート」は表示されないのでご注意ください。

テンプレートに名前をつけ、保存をクリック(ここでは「○月○日〜○月○日 休暇通知」と命名)

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③特定の人にだけ自動通知を送付する設定をする

歯車からすべての設定を表示を選択

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フィルタとブロック中のアドレスを選択し、新しいフィルタを作成をクリック

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From欄に、自動通知したいEメールアドレスを入力し、フィルタを作成をクリック

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複数人いる場合はORで区切ればオッケーです。

例:taro@example.com OR tanaka@example.com

テンプレートを送信をクリックし、ドロップダウンから先ほど作成した自動通知(○月○日〜○月○日 休暇通知)を選択し、フィルタを作成

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これで完了です!

自動通知設定の編集

自動通知を送信するEメールアドレスを変更する場合

歯車からすべての設定を表示を選択

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フィルタとブロック中のアドレスで、編集したいフォルダの右側の編集をクリック

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設定を変更し、続行をクリック

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フィルタを更新をクリック

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文面を変更する場合

+作成でメール作成画面を開き、をクリックします。

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テンプレートから先ほど保存したテンプレート(○月○日〜○月○日 休暇通知)を選択

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文面が挿入されるので、編集し、をクリック

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テンプレートから下書きをテンプレートとして保存先ほど保存したテンプレート(○月○日〜○月○日 休暇通知)を選択し、上書きします。

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自動通知設定の削除

歯車からすべての設定を表示を選択

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フィルタとブロック中のアドレスで、編集したいフォルダの右側の削除をクリック

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注意点 

日時設定

フィルタを使った設定では、日時を設定できないので、不要になった段階で必ずフィルタを削除するようご注意ください(テンプレートは削除しない限り保存でき、次の機会に使用できます)。

メールアドレス

この設定を使った自動送信の場合、送信先のEメールアドレスが<メールアドレス>+canned.response@gmail.comに変更されます。

よっぽど注意しないと気づきませんが、自動送信を設定したという形跡が残るのでご注意ください。

まとめ

以上「Gmailで特定のEメールアドレスに自動通知を送る方法」でした!

指定したメールアドレス以外に自動通知を送信する方法も紹介していますので、合わせてご覧ください。

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